• Daniela Friedrich

Zeiten buchen - das leidige Thema jeder Dienstleistungsagentur!

Wenn du derjenige bist, der bei euch im Unternehmen die Rechnungen stellt, dann kennst du dieses leidige Thema sicher auch. Es ist Monatsende. Du willst die Rechnungen an deine Kunden schreiben und stellst fest: Die Mitarbeiter haben ihre Zeitbuchungen mal wieder nicht eingetragen. Was ist die Lösung?



Ich kenne das selbst zu gut, denn viele Jahre war ich die, die die Rechnungen geschrieben hat. Immer wieder war es notwendig meine Mitarbeiter daran zu erinnern, dass sie bitte ihre Zeiten buchen sollen. Die Liste der Gründe, warum das nicht zeitnah erledigt wurde, war lang. Sehr lang. Und das war gut so, denn so konnte ich nach und nach alle Gründe beseitigen, warum irgendwer seine Stunden nicht eintragen kann.


Interne Projekte, erweiterte Tätigkeitskategorien und Regeln. Gib deinen Mitarbeitern einen Rahmen, sodass sie wissen was sie wohin buchen können. Ich habe verstanden, dass die Mitarbeiter einfach oft gar nicht sicher waren, welche Tätigkeiten worauf gebucht werden kann oder soll. Im Daily Doing eines Mitarbeiters nervt das natürlich und so wird das time-tracking beiseite geschoben und… vergessen.


Hand aufs Herz!


Wenn Mitarbeiter einfache Dinge nicht tun, obwohl du sie darauf hinweist, dann höre ihnen zu. Eliminiere die Gründe, warum sie es nicht tun. Manchmal mag ein Grund in deinen Ohren wie eine Ausrede klingen, aber es ist ein Grund. Also kümmere dich darum.


Erkläre deinen Mitarbeitern, dass es elementar wichtig ist für das Unternehmen, dass Stunden gebucht werden. Nur wenn Stunden gebucht werden, kann man die Abrechnung für den Kunden fertig machen und nur, wenn man dem Kunden etwas abrechnen kann, verdient das Unternehmen etwas.