• Daniela Friedrich

Zuerst dachte ich, dass Mitarbeiter einfach keine Lust haben Ihre Stunden zu buchen, doch dann...

Bist du Entwickler, Kreativer oder irgendjemand sonst, der von seinem Vorgesetzten gegängelt wird seine Stunden zu buchen und bist genervt davon? Bist du der Vorgesetzte, der ständig verärgert ist, weil Deine Mitarbeiter ihre Stunden nicht buchen?Willst du wissen, was das Hauptproblem an diesem Thema ist?



Gestern Abend saß ich mit Freunden zusammen. Ein Projektmanager in einem internationalen Software Unternehmen. Eine Geschäftsführerin einer Kreativagentur. Und ich. Die Tatsache, dass Zeitbuchungen – mal wieder – ein beinahe abendfüllendes Thema für uns war, hat mich dazu veranlasst sofort diesen Artikel zu schreiben.



Da gibt es den armen Reporter

Es ist Ende des Monats und irgend jemand im Unternehmen hat immer die ach so dankbare Aufgabe dem Chef das Projektcontrolling vorzulegen oder dem Kunden eine Rechnung zu stellen. Da ich selbst viele Jahre dieser jemand war, weiß ich wie nervtötend dieser Job sein kann. Du sitzt da und stellst fest:

- keine Stunden eingetragen

- Stunden eingetragen, aber keine Info dazu, was getan wurde

- Stunden eingetragen, kann aber nicht das richtige Projekt sein

- nur teilweise Stunden eingetragen


Du denkst: Gratulation! Und was genau reporte ich jetzt? Wo bekomme ich meine Infos her und warum verdammt nochmal werden die Stunden nicht ordentlich eingetragen???



Und es gibt den Geplagten, der Stunden eintragen muss

Du hast einen harten Tag hinter Dir. Kundentelefonate, Gespräche mit Kollegen, Arbeiten an einem Projekt. Dir brummt der Kopf. Und jetzt müssen auch noch diese Zeitprotokolle eingetragen werden. Was soll ich da nur wieder buchen? Und warum überhaupt? Mein Vorgesetzter und meine Kollegen sehen doch, dass ich den ganzen Tag beschäftigt war. Soll ich jetzt wirklich noch wertvolle Minuten meiner Zeit verschenken und Stunden buchen? Eigentlich könnte ich doch viel wichtigeres tun!


Was wir hier erkennen:

Die einen benötigen dringend Informationen, die die anderen nicht liefern! Und genau hier fängt das Problem an. Die einen und die anderen! Fakt ist, dass sowohl die einen wie auch die anderen – nämlich alle in einem Unternehmen!!! – diese Zeitbuchungen benötigen.


Ein Dienstleister lebt grundsätzlich davon Zeit gegen Geld zu verkaufen.

Liebe Reporter, liebe Chefs, liebe Vorgesetzten, ihr wisst doch wie das ist, wenn man Dinge tun muss, die man einfach nur tut, weil sie so verlangt werden, oder? Bei mir sind genau das die Aufgaben, in denen ich meine verschwendete Lebenszeit sehe. Ob ich diese gerade von irgendjemanden bezahlt bekomme oder nicht. Es macht mich nicht glücklich. Also bitte erklärt Euren Leuten, warum die Zeitbuchungen so wichtig sind!


Und Du Gequälter zum Zeitbuchen Verpflichteter… Wenn Dein Vorgesetzter nicht weiß, ob seine Angebotskalkulation zu den tatsächlich aufgewendeten Stunden passen, wird er in 2 Monaten auch nicht mehr wissen, ob er Dein Gehalt pünktlich zahlen kann.



Hand aufs Herz!


Aus meiner Sicht ist die genannte Erkenntnis, dass JEDEM in einem Unternehmen klar sein muss, wofür Zeittracking benötigt wird DER allerwichtigste Punkt überhaupt. Es ist keine Quälerei. Es dient nicht der Rechtfertigung, dass ein Mitarbeiter auch wirklich 8 Stunden am Tag gearbeitet hat. Überhaupt nicht!


Zeitbuchungen sind das wichtigste Gut, das es in einem Dienstleistungsunternehmen gibt. Was für Händler die Einkaufspreise und für Hersteller die Produktionspreise sind, sind für Dienstleister die Zeitbuchungen. Nur anhand von denen kann gemessen werden, ob das Unternehmen rentabel arbeitet oder nicht.


Sorgt also im Ersten Schritt immer dafür, dass dieses Verständnis in Jedermanns Kopf klar ist und ihr habt die Erste große Hürde genommen – versprochen!


Und seid Euch sicher: Das wird nicht der letzte Artikel zu diesem Thema sein. Es gibt noch einige weitere Punkte, die man im Zusammenhang mit dem Stundenbuchen behandeln sollte, sodass das Problemthema bald keins mehr sein wird!



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